Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır, Hangi Teknikler Kullanılır?

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır, Hangi Teknikler Kullanılır?

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır, Hangi Teknikler Kullanılır?

Bir günde 24 saat, bir haftada 7 gün olduğu bilimsel bir gerçektir ve herkes için geçerlidir. Ne var ki herkes için yeterli gelmeyebilir. Bu noktada zaman yönetimi devreye girer. Peki, zaman yönetimi nasıl yapılır, zamanı iyi kullanmak için ne yapmak gerekir?

Zamanı doğru kullanmak birtakım teknikleri uygulayabilmeyi gerektirir. Bu tekniklere değinmeden önce zaman yönetimi ile ilgili yanlış bilinen birkaç noktayı açıklığa kavuşturalım. Zaman yönetimi, her şeyin hızlıca yapılıp aşırı disiplinli bir program uygulanması değildir. Zaman yönetimi, bir işi kısa sürede olabilecek en yüksek verimi alabilecek şekilde yapabilmek için uygulanan tekniklerin bütünüdür.

Zaman Yönetimi Süreçleri

Zaman Yönetimi Süreçleri

Zaman yönetiminde süreç planlamayla başlayıp yapılacak işler için sınıflandırma yapmakla, çizelge hazırlamakla devam eder. Esasında süreci belirleyen hangi zaman yönetimi tekniğinin kullanılacağıdır. Süreci, zamanı nasıl geçirdiğinizi gözden geçirerek başlatabilirsiniz. Bu noktada kendinize şu soruları yöneltebilirsiniz:

  • Gelecek 3 ay (6 ay, 1 yıl vb.) için hedefim nedir?
  • Neyi başarmak veya hangi işe başlangıç yapabilmek önemli?
  • Hayatım bir sene sonra şimdiki hayatımdan ne kadar farklı olmalı?

Zaman yönetimini uygulama sürecinde zaman tuzaklarını ortadan kaldırabilmek zaman yönetiminin amacına ulaşmasını sağlar. Zaman yönetimi tuzakları şunlardır:

a)Kişiden kaynaklanan zaman tuzakları

  • Düzensizlik
  • Amaç ve hedeflerin belirsiz olması
  • İşleri erteleme eğilimi
  • Mükemmeliyetçilik nedeniyle gereksiz ayrıntılara takılmak
  • Kararsızlık
  • Açık kapı politikası (gereksiz ziyaretlere hayır diyememek)
  • Öncelikleri belirleyememek
  • İşi yetiştirememe endişesi ve stres

b)İşten kaynaklanan zaman tuzakları

  • Sağlıksız çalışma ortamı
  • Uzun süren telefon görüşmeleri
  • Gereksiz toplantılar

c)Yönetim anlayışından kaynaklanan zaman tuzakları

  • Astlara yetki vermekten kaçınma
  • Koordinasyonda eksiklik
  • İletişimsizlik veya kötü iletişim

Zaman planlaması doğru yapılamadığında yorgunluk, stres ve üzüntü kaçınılmazdır. Bu nedenle zaman kontrolü sağlayarak etkili zaman yönetimi yapabilmek için şunlara dikkat etmelisiniz:

  • İşleri zordan kolaya doğru sıralamak
  • İşleri belirli günlerde ve saatlerde yapmak ve planı kesinlikle ertelememek
  • Gereksiz ayrıntılara takılmamak
  • Çalışmaya engel unsurları tespit etmek ve bu unsurları ortadan kaldırmak
  • Toplantılara zaman sınırlaması koymak ve toplantının gündemini maddeler halinde belirlemek
  • Yetki devri için kalifiye eleman yetiştirmek

Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

Zaman sürekli akış halindedir. Maalesef zamanın geri dönüşü yoktur ve depolanması mümkün değildir. Bu durumun ortaya çıkardığı zaman yönetimi hem bir işi doğru yapmaya hem de doğru işi yapmaya odaklanır. Kişisel zaman yönetimi uygularken şunları uygulamanızı öneririz:

  • Planlama yapın. Bunun için not kullanmayı tercih etmeniz daha faydalı olur.
  • Neyi istediğinize karar verin. Amaçlarınızın gerçek dışı olmamasına, ulaşılabilir olmasına dikkat edin.
  • İşleri birinci derecede önemli olan işler şeklinde derecelendirerek öncelikleri belirleyin.
  • Yapmanız gereken işler için bir liste oluşturun.
  • Yapılması gereken şeyleri doğru yapın.
  • İşleri ertelemekten kaçının.
  • Hayır demeyi öğrenin.
  • Kendinizi ödüllendirin.

Küreselleşen dünyada işletmelerde zaman yönetimi uygulanması rekabet avantajı elde etmeye dolaylı olarak katkıda bulunur. Uygulanan teknikler sayesinde doğru işi, doğru zamanda yapmak mümkün olur. İş dünyasında uygulanan zaman yönetimi teknikleri şunlardır:

Kanban Tekniği

Kanban tekniği, en sık kullanılan zaman yönetimi tekniklerinden biridir. Japon mühendis tarafından geliştirilmesi nedeniyle Japonların zaman yönetimi tekniği olarak da bilinir. Bir envanter stratejisi olan tam zamanında üretim kapsamında kulanılan görsel bir metottur. Dünyaca ünlü şirketlerin kullandığı teknikte görselleştirme şu şekilde yapılır:

Pomodoro Tekniği

Zaman yönetiminde uygulanması en basit teknik Pomodoro tekniğidir. Daha çok kişisel zaman yönetimi tekniği olarak kullanılır. 1980'lerin sonunda geliştirilen bu teknik Pomodoro sayacı ile sürenin kontrol edilmesiyle ilerler. Tekniğin aşamaları şöyledir:

  • Yapılacak işleri ve görevlerinizi listeleyin.
  • Zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlayın.
  • 25 dakikalık süreçte çalışmanıza odaklanın.
  • 5 dakika mola verin
  • 4 defa mola verdikten sonra 30 dakika mola verin.

Eisenhower Matrisi

Eisenhower matrisi, bir dönem başkanlık yapmış olan Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilmiştir. Teknik özellikle de iş hayatında çok sık kullanılır. Zaman yönetimi tuzaklarından biri gereksiz işlere odaklanarak zamanı boşa harcamaktır. Bu teknik tam olarak bu tuzağı ortadan kaldırmaya yöneliktir. Tekniği uygularken süreç şöyle ilerler:

  • Acil ve önemli işleri yapma
  • Acil olmamakla birlikte başkasının yapacağı kadar önemli işleri planlama
  • Acil olmasına karşın çok da önemli olmayan işleri başkasına devretme
  • Önemsiz ve acil olmayan işleri ele

Eisenhower matrisi zaman yönetimi tablosu:

  Acil Acil değil
Önemli Hemen şimdi yapılması gereken işler Daha sonra yapmak için planla
Önemsiz Başkasına devret Yapılacaklar arasında olmaz, sil

Pareto Analizi

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilen bu teknik işin yüzde 20’si yapıldığında, işin yüzde 80’inin yapılmış olacağı düşüncesine dayanır. Bu nedenle 80/20 kuralı olarak da bilir. Müşteri şikayetlerinden sistem hatalarına pek çok farklı konuda uygulanabilen bir tekniktir. Pareto analizi yapmanın faydalarını şöyle sıralayabiliriz:

  • Probleme neden olan şeyleri tespit etmek
  • Problemlerin önem derecesini ortaya koymak
  • Problemlerin çözümü için takım çalışmasını yönlendirmek

Hızlı Planlama Metodu

Anthony Robbins tarafından oluşturulan bu metot, önemli olan düşünceye odaklanmayı sağlar. Esas plan oluşturulur ve amaca ulaşmak kolaylaşır.

168 Saat

Yazar Laura Vanderkam tarafından geliştirilen bu zaman yönetimi tekniği 168 saat kuralı olarak da bilinir. Kurala adını veren sayı aslında 1 haftadaki saatlerin toplamıdır. Bu teknikte hafta hafta plan program yapılır. Haftayı daha verimli geçirmek için yapılacak işler 168 saate bölünür.

Zaman yönetimi tekniklerinden herhangi birini uygulayan bir yönetici ile zamanı kontrol etmede başarılı olamayan bir yönetici arasındaki farklılıkları gösteren şu tablo zaman yönetiminin ne denli önemli olduğunu ortaya koyar:

Zaman yönetimini doğru uygulayan yönetici Zamanı yönetemeyen yönetici
Az zamanda hem verimli hem de çok sayıda iş yapar İşleri yetiştiremediği için az iş yapmış olur
Hem işleri hem de ailesi, özel yaşamı için vakit ayırabilir Özel hayatı için ayırabileceği vakti yoktur
Önemli işlerin farkındadır Önemli işleri unutur
İşleri yetiştirebildiği için rahattır Huzursuz ve sinirlidir
Doğru zamanda doğru karar alır Aceleci kararlar alır

Özetle;

Zaman yönetimi konusunda yanıtına en çok ihtiyaç duyulan zaman yönetimi nasıl yapılır sorusunu yanıtladık. Paylaştığımız ipuçları ve taktiklerin nasıl fayda sağladığı göz önünde bulundurulduğunda zaman yönetiminin önemi tartışılamaz.

Zaman yönetimi sayesinde zamanı verimli bir şekilde kullanarak işinize daha iyi odaklanabilir, iş yaşam dengesi kurabilir, daha az stresli olabilir, daha üretken ve daha mutlu olabilirsiniz. Gündelik yaşam veya iş hayatı süresince zamanı etkili kullanma için daha ince detayları öğrenmeye ihtiyaç duyuyorsanız zaman yönetimi eğitimi almanızı öneririz.

Popüler Bloglar Blog

Zaman Yönetimi Eğitimi
Zaman Yönetimi Eğitimi

Eğitimimiz hakkında detaylı bilgi almak için arayınız : 0312 945 70 80

Eğitimi İncele