Verimlilik Nedir: Tanımlar, Faydalar ve Nasıl İyileştirilir?

Hem bireyler hem de şirketler verimlilikten yararlanabilir. Verimlilik, insanların ve grupların zamanlarını daha verimli ve etkili bir şekilde yönetmelerine, görevlerini tamamlamalarına ve hedeflerini gerçekleştirmelerine yardımcı olur. Bu yazıda üretkenliğin ne olduğunu, kişisel üretkenliğin neden önemli olduğunu ve bireylerin üretkenliklerini nasıl artırabileceklerini tartışıyoruz.

Verimlilik Nedir?

Verimlilik, bir bireyin veya grubun belirli bir süre içinde gerçekleştirdiği iş miktarıdır. Daha fazla üretkenlik, daha az zaman veya çabayla daha fazlasını tamamlamanız anlamına gelir. Başarıları işin kalitesine, tamamlanan işlerin sayısına veya oluşturulan ürün miktarına göre ölçebilirsiniz.

İki ana verimlilik türü vardır ekonomik ve kişisel verimlilik:

Ekonomik Verimlilik

Şirketler veya ülkeler, üretkenliği genellikle çıktının girdiye bölünmesini ölçen matematiksel bir denklemle değerlendirir. Örneğin, bir ülke, üretilen mal ve hizmetlerin mali değeri olan yıllık gayri safi yurtiçi hasılasını, bu mal ve hizmetleri yapmak için gereken toplam saat sayısına bölerek ekonomik verimliliğini inceleyebilir. Başka bir örnek olarak, bir fabrika işletmesi, yaratılan toplam ürün sayısını çalışanların fabrikada kaç saat harcadıklarına bölerek üretkenliği ölçebilir.

Kişisel Verimlilik

Kişisel verimlilik, başarıları, bu başarılara harcanan zaman ve çabayla karşılaştırır. Bununla birlikte, kişisel üretkenlik, matematiksel bir denklem kullanmak yerine işin kalitesini ve diğer öznel faktörleri değerlendirebilir. Örneğin müşteri hizmetlerinde çalışıyorsanız, kişisel verimliliğinizi zaman içinde müşteri memnuniyetini artırarak ölçmek, desteklenen müşteri sayısını artırmaktan daha değerli olabilir.

İşiniz derin bir çalışma gerektiriyorsa, kişisel üretkenliğin hem nesnel hem de öznel ölçümleri en yararlı olabilir. Derin çalışma, karmaşık zihinsel süreçler gerektiren bir göreve tamamen konsantre olma becerisini ifade eder.

Örneğin, BT uzmanları genellikle zihinsel olarak zorlayıcı görevlere ayrılmış uzun sürelere ihtiyaç duyar. Bununla birlikte, BT uzmanları belirli bir süre içinde belirli sayıda görevi yerine getirmeye devam eder. Bireysel bir BT uzmanı, üretkenliği hem her görev için harcanan saat gibi niceliksel olarak hem de ürün veya sistem yeniliği gibi niteliksel olarak değerlendirmeyi en yararlı bulabilir.

Verimlilik neden önemlidir?

Kişisel üretkenliğin önemli olmasının altı nedeni:

Azaltılmış stres

Daha yüksek üretkenlik seviyelerine sahip insanlar stres seviyelerini azaltabilir. Daha üretken olduğunuzda, görevlerinizi gerçekleştirmek için daha az fazla enerji ve kaynak kullanırsınız. Zamanınızı ve enerjinizi daha verimli bir şekilde yönetmek, genellikle daha kaliteli işleri ve son teslim tarihlerine göre tamamlama konusundaki güveninizi artırmanıza yardımcı olur.

İyileştirilmiş refah

Verimliliğinizi artırmak, genel sağlık ve zindeliğinize yardımcı olabilir. Görevlerinize daha az zaman harcamak, zihninize ve bedeninize bakmak için size daha fazla fırsat verir. Daha yüksek üretkenliğe sahip insanlar genellikle zihinsel ve fiziksel durumlarının daha fazla farkındadır. Örneğin, ne zaman ara vermeleri gerektiğine karar vermede genellikle daha iyidirler.

Geliştirilmiş amaç duygusu

Daha üretken olan insanlar, genellikle başardıklarının ardındaki nedenleri anlarlar. Eylemlerinizin arkasındaki amacı bilmek, bu eylemleri gerçekleştirmeniz için sizi motive etmeye yardımcı olur. Eyleminizin arkasındaki amaç, işte belirli bir sorunu çözmek istemek gibi doğrudan eylemin kendisiyle ilgili olabilir veya amaç, görevi tamamladıktan sonra yapabileceğiniz bir şeyle ilgili olabilir. Örneğin, bir günde çok sayıda e-posta göndermeniz gerekiyorsa, sizi motive eden amaç duygusu bu e-postalar olabilir, sonunda işletmenizin uzun vadeli hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olabilir.

İşle daha derin etkileşim

Daha fazla üretkenlik, işinizle olan etkileşiminizi artırmanıza yardımcı olur. Daha üretken bireyler, çabalarının ve zamanlarının daha büyük projelere veya hedeflere ulaşmada yarattığı somut farkı sıklıkla görürler. İş yükünüzün kontrolünün sizde olduğunu hissetmek, görevlerinizle daha derinden ilgilenmenize yardımcı olur ve üretkenlik seviyenizi yükseltir.

İyileştirilmiş ruh halleri

Yaptığınız işin kalitesini veya miktarını iyileştirmek, vücudunuzun endorfin üretimini artırabilir. Endorfinler, ağrıyı azaltmaya ve sevinç duygularını artırmaya yardımcı olan kimyasallardır. Kendinizi daha başarılı hissettiğinizde, vücudunuzun endorfin salgılaması daha olasıdır. Bu endorfinlerin sağladığı ruh hali, üretkenliğinizi daha da artırmanıza yardımcı olabilir.

Daha fazla sürdürülebilirlik

Geliştirilmiş üretkenlik bazen çevreye yardımcı olabilir. Örneğin, artan üretkenliğinizin belirli bir görev için harcadığınız süreyi iki saat azalttığını varsayalım. Özel çalışma ortamınıza bağlı olarak bu, aydınlatma armatürlerini, ısıtmayı ve diğer elektrikli cihazları iki saat daha kapatmak ve çevresel etkinizi azaltmak anlamına gelebilir.

Verimlilik nasıl artırılır

İşte kişisel üretkenliğinizi artırmak için bazı stratejiler:

1. Modellenecek insanları bulun

Hangi somut adımları atmanız gerektiğini görselleştirebildiğinizde üretkenliğinizi artırmak daha kolaydır. Bunun için bir strateji, arzu ettiğiniz üretkenlik türünde zaten mükemmel olan insanları bulmaktır. Örneğin, üretken bir iş arkadaşınızın hedeflerine ve zaman yönetimine dikkat edin. Kendinizi rahat hissediyorsanız, o ekip üyesine belirli stratejilerini veya araçlarını sorun.

Modeller, şahsen tanımadığınız kişiler de olabilir. Örneğin, e-postaları yönetme verimliliğinizi artırmak istiyorsanız, verimli iletişim konusunda bir uzman tarafından yazılmış bir kitap bulmayı düşünün.

2. Dikkatinizi dağıtacak şeyler listesi tutun

Bazen, üretken bir şekilde çalışırken bile, birden bire tamamlamanız gereken başka bir görevi hatırlayabilirsiniz. Dikkatinizi yeniden odaklamak yerine, yeni görevi not edin ve önceki göreviniz üzerinde çalışmaya devam edin. Daha sonra dikkat dağıtma listenizdeki öğelere başka bir zaman katılabilirsiniz. Bu yöntem, odağınızı korumanıza ve olası dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmanıza olanak tanır.

3. Daha verimli mesajlar gönderin

Geri dönmek veya başlamak için çok sayıda e-postanız, telefon görüşmeniz veya diğer iletişiminiz varsa, üretkenlik size bir meydan okuma gibi gelebilir. Bu mesajları hemen göndermek isteyebilirsiniz, ancak bunun yerine iletişimleriniz için belirlenmiş zamanları ayarlamayı deneyin. Mesajlarınızı gönderirken, yanıt sayısını en aza indirmek için tüm bilgileri bir kerede iletmeye odaklanın.

4. Geçmişinizden öğrenin

Üretken insanlar yaptıkları işin kalitesini düşünürler. Belirli bir görevde başarılı olduklarında, bu başarının başarılı olmasına yardımcı olan faktörleri ve bu faktörlerin gelecekte nasıl tekrarlanacağını düşünürler. Benzer şekilde, üretken bireyler bir hata yaptıklarında bir dahaki sefere hataları en aza indirmek için neler yapabileceklerini düşünürler. Belirli bir başarıya veya hataya yol açan unsurları analiz etmek, gelecekte üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olur, çünkü hangi koşulları tekrarlayacağınızı veya değiştireceğinizi zaten biliyorsunuz.