Fatura Nedir , Fatura Nasıl Kesilir ?

Fatura göndermek ve almak, ürün alıp satmanın önemli bir parçasıdır. Faturaların nasıl çalıştığını anlamak, üretim, perakende veya satışta çalışmanın çok önemli bir parçasıdır. Faturaları başarıyla oluşturmak, göndermek ve yanıtlamak için ne olduklarını, neleri içerdiğini ve nasıl oluşturulacağını anlamanız gerekir. Bu yazımızda faturanın tanımını açıklayacağız, faturaların neler içerdiğini tartışacağız ve bunları yazmak ve göndermek için izleyebileceğiniz adımları ana hatlarıyla anlatacağız.

Fatura nedir?

Fatura, bir ürünün üreticisinden veya sağlayıcısından müşteriye gönderilen bir belgedir. Fatura, ürünün maliyetini ana hatlarıyla belirtir ve tüketicinin mal veya hizmetler için ödeme yapma sorumluluğunu belirler. Fatura, satıcı ve alıcı arasındaki bir işlemin fiziksel kaydını oluşturur. Faturalar, bir işletmenin defterlerinin ve hesaplarının eksiksiz ve doğru olmasını sağlamanın çok önemli bir parçasıdır.

Faturalar, bir şirketin muhasebe ofisi tarafından satış ve alacak hesaplarının kayıtlarını oluşturmak için kullanılır. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli başka amaçlara hizmet ederler:

• Müşterilerden ödeme talep etme
• Giden envanteri takip etme
• Muhasebecilerin gelecekteki karları tahmin etmelerini sağlayan veriler oluşturmak
• Vergi beyannamesi için kullanılabilecek gelir bilgilerinin sağlanması
• Satış ve işlemlerin kolayca erişilebilen bir kaydını koruma

Bir fatura neleri içerir?

Faturalar tipik olarak birkaç önemli bilgi içerir. Bunlar şunları içerir:

Faturanın kesildiği tarih

Bir faturadaki ilk bilgi parçası genellikle faturanın oluşturulduğu tarihtir. Tarih gereklidir, çünkü ödeme döneminin başlangıcını veya alıcının tüm ödemeyi göndermesi gereken süreyi belirtir. Ödemenin kesin bir zaman sınırı varsa, tarih de dahil olmak üzere alıcıya son teslim tarihini bildirecek ve satıcı için reddedilemez bir ödeme süresi kaydı sağlayacaktır.

Alıcı ve satıcının adları ve adresleri

Faturalar, alıcının adını ve tipik olarak e-posta adresini içeren bir iletişim biçimini içermelidir. Bu, doğru ürünlerin doğru müşteriye teslim edilmesini sağlamaya yardımcı olur. Alıcının herhangi bir hata durumunda kime ödeme yapacağını ve kiminle iletişime geçeceğini bilmesi için fatura ayrıca satıcının adını ve adresini de içermelidir.

Muhasebe veya müşteri hizmetleri ofisi için iletişim bilgileri

Bazı faturalar, muhasebe personeli veya müşteri hizmetleri departmanı için doğrudan iletişim bilgilerini içerecektir. Bu, alıcının şikayetlerini, sorularını veya geri bildirimlerini kendilerine en çok yardımcı olabilecek kişilere yönlendirmesine olanak tanır. Doğrudan numaralar sağlamak, satıcıların müşteri sorunlarını hızlı ve verimli bir şekilde çözmesine yardımcı olur.

Satın alınan ürünlerin özeti

Faturalar, işleme dahil olan kalemlerin veya hizmetlerin ayrıntılı bir özetini içermelidir. Bu genellikle kısa ürün açıklamaları içeren ayrıntılı bir liste içerir. Bu özet, alıcının aldığı ürünlerin doğru olup olmadığını ve uygun miktarda paranın tahsil edilip edilmediğini belirlemesine yardımcı olur.

Özel ödeme koşulları

Bir faturanın içermesi gereken son bilgi, satıcının ödeme koşullarıdır. Bu, borçlu olunan toplam tutarı, alıcının ödemesi gereken süreyi ve satıcının kabul ettiği ödeme şekillerini içerecektir.

Faturalar nasıl kesilir ve gönderilir

Elektronik muhasebe hizmeti kullanıyorsanız, fatura oluşturmanız ve yazdırmanız oldukça kolay olacaktır. Fatura gönderirken atmanız gereken gerekli adımlar şunlardır:

1.Faturayı müşteriye gönderin

Adını ve adresini doğru yazdırdığınızdan emin olmak için müşterinin sipariş bilgilerine başvurmanız gerekecektir. Paket iade amaçları için kendi adınızı ve adresinizi de eklemeniz gerekecektir.

2. İşlemin sipariş numarasını ve/veya teslimat numarasını ekleyin

Tüm siparişlere ve gönderilere benzersiz bir sipariş numarası atanmalıdır. Bu, bilgisayar sistemlerinin siparişin üretim ve sevkiyat bilgilerini izlemesini sağlar. Sipariş numarasının faturaya dahil edilmesi, müşterinin işlemin kapsamlı bir kaydını dosyalamasına da olanak tanır.

3. Satılan tüm öğelerin adlarını/açıklamalarını listeleyin

Bir faturadaki en önemli bilgi, tipik olarak sipariş edilen ürünlerin ayrıntılı listesidir. Bu liste, bir paketteki tüm öğelerin özel adını, açıklamasını ve ağırlığını içerebilir. Bu, üreticinin ve müşterinin siparişin doğru şekilde doldurulup doldurulmadığını belirlemesini sağlar.

4. Müşteri tarafından yapılan tüm mevduatları veya önceki ödemeleri not edin

Müşteri, sipariş tutarı için zaten bir depozito veya kısmi ödeme yaptıysa, bu bilgiyi faturaya eklemeniz gerekecektir. Ayrıca (varsa) toplam maliyetin ne kadarının hala ödenmemiş olduğunu da göstermeniz gerekecektir.

5. Kabul edilebilir ödeme şekillerini listeleyin

Müşterilerinizi her zaman tam olarak nasıl ödeme yapabilecekleri konusunda bilgilendirmelisiniz. Bu, çevrimiçi ödemeleri, çekleri, doğrudan mevduatları veya nakit işlemleri içerebilir.

6. Nakliye bilgilerini ekleyin

Fiziksel ürünleri gönderirken, takip numaralarını, tahmini teslimat tarihlerini ve kullandığınız kargo şirketinin adını eklemeniz gerekecektir. Bu, müşterinin paketini takip etmesine ve hasarlı veya gecikmiş teslimatları bildirmesine olanak tanır

7. Ödeme koşullarını açıklayın

Ayrıca, işlem için yayınladığınız ödeme koşullarını da belirtmeniz gerekecektir. Bu, borçlu olunan toplam tutarı ve müşterinin ödemeyi ne kadar sürede yapması gerektiğini içerecektir. Müşterinin herhangi bir sorusu olduğunda arayabilmesi için muhasebe departmanınızın iletişim numarasını da listeleyebilirsiniz.